Pour se conformer de manière cohérente aux réglementations provinciales, locales et fédérales complexes et en constante évolution, les organisations de soins de santé d’aujourd’hui doivent faire plus que simplement mettre en place des politiques et avoir confiance qu’elles sont suivies après l’orientation d’un employé. La conformité aux réglementations sur les déchets médicaux, la confidentialité et la sécurité des patients, la sécurité au travail et d’autres réglementations nécessitent une culture organisationnelle où le respect des normes de conformité – régulièrement et de manière fiable – fait partie intégrante des opérations quotidiennes. Cela implique non seulement d’observer des règles externes, mais aussi de suivre des normes éthiques établies en interne. En adoptant une approche holistique de la conformité, les organisations peuvent faire plus que préserver la sécurité des patients et du personnel ; ils peuvent s’assurer que leur philosophie à l’échelle de l’organisation est enracinée dans une passion pour des opérations saines, sécurisées et respectueuses, jetant ainsi les bases de la réussite globale de l’organisation.
L’établissement et le maintien d’une culture de conformité nécessitent un certain niveau d’engagement. Voici quelques stratégies pour générer un cadre visant à favoriser un état d’esprit de conformité dans votre organisation de soins de santé :
Désigner un défenseur de la conformité des soins de santé qui servira de champion
En adoptant une approche descendante, les dirigeants organisationnels jouent un rôle important dans les efforts de conformité, notamment en allouant des ressources, en déterminant les priorités et en menant le changement culturel de l’intérieur. Bien que le véritable progrès exige la participation et le dévouement de tous les niveaux, il est important de choisir un dirigeant qui donne le ton et infuse l’engagement dans toutes les installations et tous les réseaux d’une organisation. Pour souligner l’importance de ce travail, les organisations voudront peut-être lier les efforts de conformité aux attentes en matière de rendement, en récompensant les employés – les travailleurs de la santé de tous les niveaux – pour leurs efforts visant à favoriser une culture de conformité.
Former une équipe de conformité interprofessionnelle très performante
Cette équipe doit avoir l’autorité et l’autonomie nécessaires pour établir des politiques, mettre en œuvre des programmes et résoudre des problèmes. Les membres de l’équipe doivent inclure des représentants de différents contextes organisationnels et professionnels de la santé pour s’assurer que votre communauté de personnel se concentre sur la conformité à l’échelle de l’entreprise, et pas seulement sur les efforts d’un seul établissement. Dans le cadre de son travail, l’équipe devrait se concentrer sur les règles et les règlements des organismes de gouvernance externes (p. ex. Santé Canada et Environnement Canada, les ministères provinciaux de la Santé et de l’Environnement) ainsi que sur l’établissement de normes de conduite internes qui établissent des règles pour le fonctionnement de l’organisation.
Fournir une formation attrayante au personnel de conformité des soins de santé
La formation sur la conformité des soins de santé doit être pratique, applicable et facile d’accès. Les organisations qui intègrent dans leurs formations des exemples concrets provenant de divers contextes peuvent aider le personnel à mieux appliquer diverses règles, à l’échelle du système. Dans le cadre de cette formation, le personnel doit non seulement apprendre à rester en conformité, mais aussi être encouragé à rester vigilant face aux problèmes potentiels de conformité. Il doit y avoir des processus clairs sur la façon de gérer les problèmes qui surviennent, qu’il s’agisse de parler à un collègue et de corriger le tir sur-le-champ, de parler à un superviseur et de suivre des procédures de signalement définies. L’organisation devrait disposer de moyens sûrs pour faire part de ses préoccupations, par exemple en cas de soupçon de détournement de médicaments et de manquement à la vie privée des patients. Les employés doivent être sûrs que leurs commentaires sont entendus et qu’ils ne sont pas pénalisés pour s’être exprimés.
Tirez parti de la technologie axée sur la conformité des soins de santé
Les solutions automatisées peuvent vous aider dans diverses tâches de conformité. Par exemple, les modules en ligne peuvent fournir une formation accessible que le personnel peut suivre à sa convenance. Ces outils peuvent également documenter la formation, offrant ainsi un moyen facile de démontrer la conformité. De même, les outils d’audit en ligne peuvent évaluer la conformité à des règles et réglementations spécifiques et mettre en évidence les lacunes potentielles qui méritent une attention particulière.
Communiquer en permanence l’importance de la conformité
Pour inculquer une philosophie conforme dans les opérations et la culture, les organisations doivent constamment communiquer sur l’importance d’être conforme et sur la façon d’adopter des comportements sûrs. Cela impliquera de profiter de toutes les occasions de communiquer avec le personnel sur le sujet - et s’il est possible de rendre les communications interactives et amusantes, tant mieux. Par exemple, le personnel de la conformité peut rédiger une chronique dans le bulletin d’information de l’entreprise, utiliser les médias sociaux pour informer et éduquer, accrocher des affiches dans les zones de pause du personnel, aborder des sujets de conformité lors des réunions du personnel et utiliser des jeux de rôle pour renforcer les points. Plus les organisations communiquent sur la conformité, plus le personnel adoptera l’idée et réfléchira à la façon d’incarner un état d’esprit sûr chaque jour.
La création d’une culture de conformité est une entreprise considérable. Les organismes de soins de santé doivent prendre en charge ce travail, mais ils n’ont pas à relever les défis seuls. En faisant appel à des experts comme ceux de Stericycle, une organisation peut s’assurer que sa base culturelle soutient continuellement des opérations sûres, saines et respectueuses.
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